Qu’il s’agisse d’un nouvel équipement ou d’une évolution, un projet d’informatique embarquée n’est jamais un projet isolé. Tout d’abord il s’agit d’un outil informatique à disposition des sociétés de transport de marchandises, ou de transport routier en général et qui implique toujours deux composantes : l’outil et l’organisation du travail.
Ensuite, les solutions d’informatique embarquée font parties du système d’information de l’entreprise (SI). Pour être plus précis, l’informatique est un moyen du système d’information. Pour en assurer la cohérence, il faut maîtriser l’ensemble des flux d’informations qui la compose.
Dans la pratique, les choses ne sont malheureusement pas si simples et les projets ne sont pas toujours une réussite d’emblée. Alors voici quelques conseils issus de notre expérience et de cas (très) pratiques :
- Prendre le temps
De mettre à plat les exigences de votre métier et votre organisation actuelle. Reprenez par exemple l’ensemble des supports papier que vous utilisez, voire de fiches T avant de concevoir une interface logiciel de planning (TMS)/informatique embarquée, où l’ordre de mission sera au cœur des échanges.
Vous aurez peut-être l’impression de perdre du temps, mais en fait vous en prenez ! Imaginez un monde où toutes les informations ne sont saisies qu’une seule fois, quel que soit le nombre de fois où vous les utilisez et même sur des logiciels différents ? Vous permettez ainsi à vos collaborateurs de se focaliser sur des tâches qui apportent de la valeur à votre entreprise et les valorisent !
De bien connaître les outils informatiques que vous mettez en place et de vous former régulièrement. Vous évitez ainsi de butter sur des points qui existent nativement dans vos solutions.
- Faire les bons constats
Si les projets deviennent une épreuve quotidienne, que les mois passent et que les équipes commencent à colmater les failles avec toute leur bonne volonté, faites un arrêt sur image et prenez du recul. Un intervenant extérieur, chargé d’affaire ou consultant peut vous aider à y voir clair et à apaiser le débat. Les solutions ne sont souvent pas loin, mais la complexité du travail, la pression au quotidien rendent la grille de lecture illisible.
- Etre réaliste
Lorsque vous mettez des solutions en place, assurez-vous que les flux d’informations répondent bien à la réalité du terrain. Assurez-vous par exemple, que l’ordre de mission est complet afin d’éviter que les exploitants double le travail avec des appels téléphoniques ou des saisies sur messages complémentaires.
Si votre projet concerne la dématérialisation des processus de facturation, recensez toutes les données et les documents nécessaires. Ensuite, automatiser au maximum les étapes. Si vous avez besoin d’une preuve de livraison, intégrez-là dans les étapes de validation de l’ordre de mission. Etudiez bien tous les cas et sélectionnez plusieurs scénarii si nécessaire.
- Impliquer tous les utilisateurs
Le grand, immense bénéfice d’une solution d’informatique embarquée est l’uniformisation des processus. En clair : tous les utilisateurs partagent la même information. Cette information est fiable ; elle est formalisée, écrite et un suivi est disponible : un conducteur valide une étape, scanne un BL ou une lettre CMR émargée, l’exploitant sait par qui, quoi, quand et où immédiatement. Pour vous assurer que tous les utilisateurs bénéficient des systèmes d’informations, impliquez-les (tous) !
- Prendre les sujets dans leur globalité
Plus une entreprise de transport veut optimiser son fonctionnement, plus elle met d’outils informatiques en place. Alors avec le temps, l’historique, les rachats…les entreprises peuvent se retrouver avec un millefeuille d’outils.
Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de recenser tous les outils utilisés, en incluant les tableurs xls mis en place plus ou moins discrètement. Ensuite, dessinez un Logigramme, qui cartographie l’entreprise et les flux d’information sous forme de rues à sens unique, de 2 voies ou d’autoroutes.
Nommez un maître d’œuvre en interne qui s’assurera que toutes les routes seront bien mises en place et jalonnez votre projet avec des étapes de livraison. Si chacun voit que tout le monde avance : c’est motivant !
Article* rédigé par Pauline Bernière, Responsable Marketing chez Vehco France
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*Article publié dans le cadre du webinaire Vehco
