François-Xavier Lousson, Président de Logtex, prestataire logistique basé à Saint Chamond (42), spécialisé dans le e-commerce et le retail, détaille les échanges d’informations depuis les systèmes de ses clients chargeurs jusqu’au destinataire final. Au cœur des flux, il exploite la solution XMS – TMS chargeur de KLS.
TRM le Guide : Vous proposez des prestations logistiques omnicanal en B2C (domicile et point relais) et en B2B (magasin, centre commercial, GMS ou entrepôt), avec une expertise dans les secteurs de la mode et du luxe. Commençons par quelques exemples de réalisations chez de grands comptes clients ?
Parmi nos clients historiques, citons la marque de prêt-à-porter IKKS, dont nous gérons l’ensemble de la logistique, de la réception des matières premières à la distribution des boutiques et des clients particuliers à domicile. Nous nous chargeons également du transport en tant que commissionnaire.
Un autre client plus récent est le Coq Sportif, pour lequel nous assurons la distribution des boutiques et des clients particuliers ; ou encore Le Slip Français. Citons également la marque de lunettes Izipizi, dont nous gérons la totalité de la logistique y compris une grande partie du transport.
François-Xavier Lousson
Comment s’effectue le choix des transporteurs ?
Il existe plusieurs schémas. Dans le cas des livraisons e-commerce, le transporteur est sélectionné par l’internaute dès l’achat, dans une liste d’options de transport. En fonction des besoins du client, nous proposons un certain nombre de prestataires dont nous sommes intermédiaires. Nous convenons avec l’enseigne d’un plan de transport et un pool de transporteurs en fonction des délais, des destinations, des pays, incluant éventuellement des prestations de dédouanement.
En B2B, il peut exister une concurrence entre deux transporteurs qui livrent les mêmes zones urbaines. Le plus souvent, nous allons choisir l’un ou l’autre en fonction du nombre de colis. Pour trois ou quatre colis, nous faisons appel à un expressiste de type TNT, UPS, DHL, GLS. S’il y en a huit, nous confectionnons une palette qui sera prise en charge par un service de messagerie comme Schenker, Dachser, Geodis, pour citer quelques-uns de nos partenaires réguliers.
Concernant les livraisons initialement prévues en point relais, nous utilisons principalement Colissimo et Mondial Relais. Dans un mode de livraison standard, nous exploitons également Colissimo et Coliposte, Chronopost et Colis Privé. En outre, nous travaillons avec nombre de PME locales de transport de lots, à l’exemple de TCP à Troyes, pour alimenter des plates-formes d’achat de la grande distribution.
De manière opérationnelle, il existe également une sélection en temps réel. Au fur et à mesure que nous constituons les colis, nous envoyons au progiciel client la somme du nombre de colis et du poids global, en fonction de quoi celui-ci choisit le transporteur le mieux adapté pour l’expédition finale. Le TMS KLS prend alors le relais pour l’édition de l’étiquette. Il arrive que nous utilisions le module XMS Estim de KLS (sélection automatique du transporteur pour intégrer le prix directement dans une commande), mais de manière manuelle.
Comment se déroulent les échanges de données à partir de vos donneurs d’ordres ?
Le point de départ, c’est l’information nécessaire au transporteur pour réaliser sa mission. Par exemple, un prestataire du dernier kilomètre aura besoin du numéro de téléphone du destinataire, d’un digicode… S’il existe là encore plusieurs types de flux d’informations, beaucoup répondent à la logique suivante : Dans une première phase, notre client nous transmet des commandes depuis son ERP (progiciel de gestion intégrée) jusqu’à notre WMS (logiciel de gestion d’entrepôt). En entrepôt, nous préparons les envois en question, en y apportant souvent des prestations complémentaires de conditionnement (paquets cadeaux, etc). L’emballage est important, car il joue sur le poids et le volume de marchandises. Ces dernières informations sont générées par notre WMS, et pas par l’ERP du client.
Dans certains cas de B2B, nous regroupons des colis, soit lorsque nous livrons des boutiques multi-marques, ou que nous recevons plusieurs commandes d’approvisionnement de boutiques d’une enseigne dans la même journée. On demande alors au WMS d’identifier la cohérence des commandes à livrer le même jour au même endroit, pour constituer une seule expédition.
Dans une seconde étape, le TMS KLS réceptionne les commandes unitaires et regroupées avec toutes leurs caractéristiques de poids, volume et contenu. En temps réel, lorsqu’on emballe le dernier colis d’une expédition, l’opération est clôturée, et toutes les informations sont transmises à KLS. Le logiciel nous « répond » en éditant une étiquette d’expédition comportant un numéro de tracking. Cet aller-retour d’informations s’effectue en deux à trois secondes. Pendant ce délai, la personne chargée de l’emballage du colis ferme le paquet et patiente pour coller l’étiquette sur le colis. Si l’attente durait six secondes, trois secondes seraient perdues. La performance de ce processus est donc extrêmement importante. C’est l’une des grandes valeurs ajoutées de KLS.
Puis les informations transitent jusqu’au prestataire de livraison…
Selon le transporteur, on peut attendre que l’ensemble des expéditions qui le concernent soient finalisées pour lui transmettre les informations en un seul lot. Au moment du départ en tournée, KLS effectue un retour d’informations vers notre WMS, puis vers le système d’information du client qui peut vérifier la bonne marche des commandes confiées à différents transporteurs. Résultat : le statut d’expédition est enregistré avec le numéro de tracking, soit à l’usage des boutiques, soit pour informer le destinataire final du départ de sa commande via une plate-forme d’e-commerce.
Tous ces échanges demandent de multiples interfaces entre le TMS KLS et les systèmes d’information des transporteurs…
Tout à fait, et c’est précisément la valeur ajoutée de l’éditeur que de mettre en relation des chargeurs ou intermédiaires comme nous avec des transporteurs, quels que soient les informatiques des partenaires. Il s’agit d’interfacer les systèmes, mais aussi de valider la bonne tenue des étiquettes d’expédition, et de garantir les délais des échanges.
Le savoir-faire de KLS, c’est une connaissance fine de la galaxie informatique des transporteurs, de leurs exigences techniques, associées à des relations de confiance. Lorsqu’on démarre un niveau client, KLS s’assure que les transmissions seront opérationnelles. Car si globalement, les informations demandées par les transporteurs sont les mêmes, les formats sont très variables. Il y a donc un gros travail de filtrage, de paramétrage, afin que l’automatisation des processus fonctionne parfaitement.
Et concernant les transporteurs locaux ?
En général, nous utilisons nos propres étiquettes d’expédition, par manque de standard. Comme il s’agit d’acheminement de point à point, les schémas sont assez simples. Selon les cas, les échanges se font par EDI, ou par courrier électronique. Nous sommes susceptibles d’utiliser la station chargeur du transporteur, en déclarant l’expédition manuellement sur cette interface pour imprimer les étiquettes. Dans d’autres cas, nous utilisons nos propres étiquettes, et le transporteur ré-étiquette les palettes par ses propres moyens. Lorsque l’on fait du point à point sur des quantités assez importantes, ce n’est pas gênant.
L’étape suivante, c’est la facturation. Comment arrivez-vous à automatiser ce processus ?
Dans KLS, pour chaque couple transporteur – client, nous rentrons deux grilles de tarifs, une grille d’achat et une grille de vente. La première va nous permettre de contrôler la facture du transporteur (incluant les livraisons mais aussi les prestations complémentaires éventuelles, les pieds de facture carburant, etc.). La seconde induit la facturation à notre client. Le processus est automatisé dans le TMS KLS pour l’essentiel des opérations qui sont effectuées normalement. A défaut, une expédition ayant connu une avarie doit être traitée de manière spécifique, en général manuellement. Il existe heureusement très peu d’exceptions.
L’une des forces du TMS KLS est de gérer ces deux flux de données, dont le recueil est plus complexe qu’il n’y paraît. Chaque transporteur compte plusieurs voire plusieurs dizaines d’agences sur le territoire avec une grande variété de tarifs et de prestations. Cela fait beaucoup de grilles à intégrer et à mettre à jour régulièrement ! En effet, notre bonne réputation dépend de la fiabilité de tous ces processus. Nous confions à nos plus gros transporteurs 1 million et plus de colis par an. Une erreur sur une position tarifaire n’est pas toujours facile à voir !
De manière plus générale maintenant, que diriez-vous de l’importance des flux de données dans votre métier ?
C’est un sujet essentiel. Pour illustrer la montée en puissance de l’informatique dans la logistique, j’ai remarqué qu’au démarrage d’un nouveau projet, les clients sont souvent préoccupés par des problématiques matérielles – le déménagement d’un entrepôt, la capacité à organiser et optimiser les stocks, etc. Dans une première phase, nos interlocuteurs commerciaux sont rarement des spécialistes informatiques. La dimension SI passe au second plan.
Mais paradoxalement, lorsque nous rencontrons des difficultés par la suite, elles sont toujours d’ordre informatique. Quand c’est compliqué, qu’il existe des écarts de performances non prévus, la réponse est systématiquement dans les systèmes d’information — un paramétrage manquant, une interface non aboutie… Se mettre d’accord de manière précise sur les flux, le type de données à transmettre, voilà le véritable challenge du logisticien !
En effet, chaque chargeur a ses modes opératoires. Il existe toujours des cas particuliers, souvent pour des raisons historiques. Ou encore, un cas classique : un client existant démarre une nouvelle activité mais ne souhaite pas l’informatiser immédiatement…
Résultat, nous constatons régulièrement que 5 % des articles ne sont pas référencés. Cela paraît peu, et le chargeur ne le mentionne pas forcément au départ car il considère que c’est accessoire. En conséquence, pour une petite partie des articles, il nous transmet les commandes manuellement. Mais au final, nous passons 30 % de notre prestation à traiter 5 % des opérations.
Les mêmes problématiques de cas particuliers doivent se poser côté transport…
En effet, si l’essentiel des transmissions se font par EDI, quelques commandes unitaires sont passées quotidiennement sur une station transporteur. Naturellement, nous acceptons ces exceptions, l’essentiel étant d’accompagner nos clients dans leurs affaires. On peut même dire que cela fait parti de notre valeur ajouté. La gestion d’exceptions permet de fidéliser le client, lorsqu’il prend conscience de la complexité de nos processus.
KLS nous aide dans la gestion de ces exceptions, en particulier lorsqu’il existe des erreurs dans les fichiers clients – des adresses erronées ou n’apparaissant pas dans la bonne “case”, des codes postaux manquants, etc. Les clients ne sont pas des outillés pour nettoyer ces fichiers, surtout lorsqu’ils sont très volumineux dans le cadre des livraisons à domicile. Résultat : ces anomalies donne toujours lieu à des développements spécifiques afin de reformater correctement les données. En définitive, KLS sert de filtre, et nous garantit une chose : les données qui sont intégrées dans le TMS pourront être traitées par les transporteurs.
Propos recueillis par Wilfried Maisy
