Comment choisir un TMS ?

Parmi de nombreuses sociétés éditrices de solutions TMS, quelle solution choisir ? Demander à un confrère son avis, demander aux éditeurs une démonstration, faire un salon? Mais à quoi doit-on faire attention ? Quels sont les critères de choix, les fonctionnalités impératives dont le transporteur a absolument besoin ?

(Second article de l’enquête TMS publiée dans TRM Le Guide G7 en octobre 2020, rédigé par Christelle Bretaudeau)

1 – Du complet au groupage : la segmentation est la clé

Si un transporteur ne gère que des lots complets, le choix du TMS ne posera pas de problème. Toutes les solutions TMS pourront convenir. A l’inverse le groupage, c’est-à-dire la constitution d’un chargement de plusieurs commandes clients, et le dégroupage pour remise en livraison par zone, la constitution d’un nouveau chargement avec une partie des commandes de plusieurs clients, nécessitent une solution en mesure de parfaitement gérer la segmentation des commandes. En effet, en informatique, la commande devient une unité permettant de gérer le besoin d’un client et de déterminer un prix pour cette commande. Cependant elle ne doit pas servir à exploiter.

Porter une attention particulière aux commandes multi-points de chargement ou de livraison

En revanche, la segmentation permet de scinder les commandes en plusieurs séquences : une phase de ramasse et une phase de distribution, par exemple. Ici la commande comporte deux segments qui seront placés dans deux groupages différents. Le segment ainsi créé va correspondre à une partie de la commande. Il devient une nouvelle unité autonome qui pourra être placée dans le groupage décidé par l’exploitant.

Exploitation Chatel 

Il faut également porter une attention particulière aux commandes multi-points de chargement ou de livraison. En effet dès cette première étape, la commande du client doit être scindée en autant de segments qu’il existe de points logistiques à servir.

La solution doit également gérer les segments parallèles pour les commandes clients plus volumineuses que la capacité normale d’une semi-remorque. Dans une situation comme celle-ci, il faudra deux ensembles pour réaliser la commande, donc deux segments.

L’autonomie des segments permet donc une très grande souplesse dans la réalisation de l’exploitation. Elle s’accorde aux besoins réels quotidiens des transporteurs. Par exemple, pouvoir positionner des segments de ramasse lors d’une tournée de livraison permet de recharger au fur et à mesure de ses livraisons pour optimiser les kilomètres à vide.

N’oublions pas non plus que la commande porte le tarif (et donc le chiffre d’affaires), mais pas le segment. Il faut donc que les segments conservent un lien permanent avec la commande dont ils sont issus. Cela oblige à une répartition du chiffre d’affaires entre les différents segments. Chacun va ainsi se voir attribuer une partie du chiffre, s’additionnant ensuite dans les groupages au fur et à mesure de leurs constitutions.

Si les méthodes de répartition sont à définir par le dirigeant, le TMS doit proposer différentes options. La seule répartition au km n’est pas suffisante, sinon les activités de ramasse en zone courte ne se voient jamais attribuées un chiffre suffisant. Il faut, au minimum, pouvoir combiner des montants fixes et des proratas kilométriques.

Les TMS automatisent les opérations, facilitant le quotidien des exploitations tout en leur laissant la latitude d’effectuer des modifications

Une fois ces principes acquis, les TMS sont en mesure d’automatiser des opérations, facilitant le quotidien des exploitations tout en leur laissant la latitude d’effectuer des modifications.

Le plan de transport est un bon exemple. Son automatisation permet d’enregistrer des segmentations récurrentes pour certaines zones de chargement ou de livraison. Les segments se créent dès reconnaissance d’un ou plusieurs critères sans intervention de l’exploitant.

Un autre exemple est la mise en tournée. Le groupage doit être équivalent à une boite vide représentant une potentielle semi-remorque à remplir. S’il est toujours destiné à la même zone géographique, on parle plutôt de tournée. On peut alors nommer cette tournée et lui définir des règles d’affectations des segments. Pour illustration, la tournée « zone ouest » se verra attribuer tous les segments avec une livraison s’effectuant dans les départements 16, 17, 85, 33. De plus, si l’exploitant utilise toujours les mêmes matériels pour réaliser le voyage en question, on peut aussi pré-affecter la tournée. Tout cela permet de gagner du temps dans l’organisation des chargements.

2 – Les EDI – Interfaces – API : la communication impérative avec tous les tiers

Les chargeurs sont de plus en plus demandeurs d’inter-connexions avec les solutions informatiques de leurs prestataires de transport pour plusieurs raisons :

  • Garantir la traçabilité de leurs expéditions
  • Gagner du temps dans l’envoi et la récupération des données
  • Offrir de la visibilité à leurs propres clients

Cependant les clients ont des exigences techniques diverses. Ils utilisent différentes technologies telles le XML, les WebServices, etc. Il n’y a pas de standard. En réalité ce qui compte, c’est que le TMS choisi sache gérer toutes ces technologies, de la plus basique que représente un tableau Excel à la plus élaborée. Le logiciel devra aussi être capable de s’interfacer avec toutes les solutions tierces du marché. Il aura donc à s’adapter aux applications actuelles mais aussi futures. On peut citer l’informatique embarquée bien entendu, mais également de nouveaux acteurs de solutions mobiles, et toutes les plateformes chargeurs pour lesquelles les clients opteront.

Le logiciel doit permettre de gérer des tarifs généraux par activité pour tous les clients ponctuels

Dans la palettes d’interfaces nécessaires, il ne faut pas oublier les systèmes des autres transporteurs, en particulier dans le cadre d’un réseau national de fret palettisé. Ces réseaux ont dû, eux aussi, investir dans des solutions de gestion de leurs commandes. Par conséquent ils demandent à leurs adhérents de s’interconnecter avec elles.

Notons qu’il est impératif de s’interfacer dans les deux sens : à l’arrivée des commandes puis lors du retour vers le client pour lui indiquer chaque mise à jour de l’avancement du transport.

 

Exploitation Breger, Organisateur transporteur

Prenons le cas de l’entreprise Limousin Loctrans basée à Limoges et dirigée par Romuald Maillet, adhérente du réseau palette Volupal. L’entreprise doit gérer un grand nombre de commandes. Chacune d’elle contient plusieurs segments en passant par la ramasse, la traction et la livraison. La PME avait donc besoin de pouvoir mélanger les différents types de segments lors de ses tournées. Le gros volume de commandes à traiter l’obligeait à rechercher un maximum d’automatisation dans les traitements quotidiens. Enfin, elle nécessitait des interfaces non seulement entre le système d’exploitation de son réseau Volupal – Xyric, mais également avec ceux de ses clients directs.

De plus, son plan de transport inclut du cross-docking, donc de la gestion de quai avec un flashage systématique à l’arrivage et la remise en livraison avec la gestion des « restes à quais ». La solution de l’éditeur Andsoft répondait à l’ensemble de ses besoins. Son déploiement est désormais en cours.

3 – Le niveau de complexité des tarifs

Tant que le transporteur n’a besoin que de gérer des grilles tarifaires traditionnelles avec un départ pour toute une liste de départements ou de zones à livrer selon diverses unités d’œuvres (mètre linéaire, Kg ou tonne, m3..), la taxation reste simple et la quasi-totalité des solutions le proposent. C’est pourquoi la seule question « Savez-vous gérer de la taxation automatique ? » ne suffit pas pour faire un choix.

Il est essentiel de revisiter ses méthodes commerciales et souvent son service de facturation pour bien mesurer toute la complexité de ses tarifs clients. Certains chargeurs imposent des méthodes compliquées de calcul des tarifs de transport. Les activités de location ou le secteur agroalimentaire au sens large sont des exemples représentatifs.

On retrouve des commandes à regrouper dans un seul dossier une fois par mois pour ne taxer qu’un forfait mensuel tout inclus ainsi que des tarifs composés de plusieurs termes : fixe, kilométriques, horaires, avec plusieurs seuils de dépassement déclenchant chacun des prix unitaires différents. Il existe aussi des tarifs à base de combinaisons multi-critères : une taxe supplémentaire selon une condition puis une autre (ex : frais supplémentaires si livraison en Big Bag et uniquement pour les frets de type Reprise). Très souvent dans ce genre de dossiers, on trouve aussi des formules de calcul du pied de facture carburant complexes et parfois même différentes pour un même client selon le type de transport commandé.

L’automatisation de la taxation est donc un enjeu majeur. Elle permet de sécuriser et d’accélérer la facturation.

 

Exploitation informatique du groupe Caille

N’oublions pas que le TMS doit également gérer les grilles de taxation à l’achat pour permettre à l’affréteur de positionner immédiatement le bon prix d’achat si des accords sont conclus avec des confrères.

Bien entendu, le logiciel de transport doit permettre de gérer des tarifs généraux par activité pour tous les clients ponctuels afin de proposer dès la saisie un barème de prix juste, à priori rentable même si une négociation de gré à gré reste encore possible.

Exemple chez les Transports Pressac (85), qui font preuve d’une gestion complexe des tarifs. Ils doivent gérer de nombreux contrats de location, chacun ayant leurs propres règles. Malgré le choix de la solution LSO de l’éditeur OMP offrant une grande capacité de création de règles de taxation multiples, il a tout de même fallu passer par quelques développements supplémentaires pour arriver à tout automatiser. Déployée depuis janvier 2020, avec une période d’ajustement de quelques mois, l’automatisation de leurs tarifs porte désormais ses fruits. La date de clôture de facturation s’avance dans le mois. La prise en main complète de l’outil et l’adaptation des processus conforteront cette progression.

4 – La gestion de la marchandise : normes et traçabilité des produits

Certains produits induisent la gestion de normes ou de spécificités. Le transport de certaines marchandises donne lieu à une habilitation telle que QUALIMAT. Pour obtenir et conserver une telle qualification, un transporteur doit justifier du respect irréprochable des règles édictées par la norme : bons de lavage, non mélange des produits entre deux chargements ; ou dans le cadre du transport de matières dangereuses, des fiches de sécurité et des équipements d’affichage adaptés pour respecter la norme ADR. Il y a nécessairement un besoin de gestion de documents et de reporting annuel des quantités concernées transportées.

On peut aussi inclure dans cette famille de critères, liée à la marchandise, la nécessité pour certains donneurs d’ordre de bien identifier la nature des biens et surtout leurs dimensions pour optimiser les volumes à charger. Il faut alors que la solution TMS propose une véritable base tiers marchandises permettant de saisir toutes les informations utiles à des traitements comme le calcul de volume ou la gestion de contraintes spécifiques.

Enfin, si le transporteur prend en charge une marchandise avec un code-barre ou un QR-Code (comme les réseaux palettes l’imposent de plus en plus pour faciliter la traçabilité), il faudra veiller à ce que la solution choisie sache gérer les identifiants unitaires de produits, dans la commande mais aussi dans les segments et donc les groupages.

5 – Les aspects techniques et les bases de données

Voici l’aspect le plus difficile à appréhender car les sujets liés aux bases de données sont complexes à juger. Une base de données peut sembler pertinente comme SQL server. Cependant si le mode de programmation et de conception de la base de l’éditeur ne l’est pas, cela donnera de mauvais résultats en performance voire même en capacité d’évolution de la solution dans le temps. Pour distinguer les logiciels sur ce critère, il faut une grande expertise de ces domaines et avoir accès aux solutions dès la phase d’avant-vente, ce qui semble compliqué.

Exploitation, gestionnaires de flotte, exploitants Transports Patrick Pelé

Il faut également s’intéresser à l’environnement d’exploitation de la solution, ce qui est plus aisé et tout aussi important. Les solutions de demain s’écrivent en full web. Plus simple d’accès, le niveau de sécurité mis en place pour garantir un accès sécurisé et confidentiel doit néanmoins être un point de vigilance. Identifiant et mot de passe ne suffisent plus. L’idéal serait un fort dernier niveau d’authentification à l’aide d’une clé d’authentification supplémentaire. Le TMS accueille toutes les données de l’entreprise. Ce critère est crucial.

Enfin si votre entreprise fait partie d’un groupe de plusieurs sociétés (filiales), le TMS doit être construit autour d’une base unique pour l’ensemble des données avec un niveau inférieur Société. Ceci en vue de gérer les clients, les tarifs, consolider les CA et partager les moyens matériels et humains, pour toutes les sociétés du groupe.

Christelle Bretaudeau

Imposer le réel

La solution TMS choisie doit comporter des fonctionnalités majeures qui garantissent une bonne évolution de l’outil aux métiers du transporteur dans le temps. Une étude des besoins de l’entreprise et un temps d’analyse approfondie des solutions pressenties est essentiel. Une démonstration durant laquelle le commercial tiendrait la souris ne suffit pas. Il faut organiser des soutenances dites en « figures imposées » pendant lesquelles l’éditeur exécute réellement les différents besoins du transporteur. C’est le seul moyen d’évaluer les logiciels.

 

Les bonnes questions pour challenger les éditeurs

CRITERES

QUESTIONS A SE POSER

LA SEGMENTATION

La segmentation est-elle systématique ?

Les segments sont-ils autonomes ?

La répartition des CA peut-elle se faire selon plusieurs règles

EDI ET INTERFACES

Le TMS est-il interfacé ou interfaçable avec toutes les solutions logicielles du marché ?

L’éditeur a-t-il déjà travaillé avec un traducteur de fichiers ?

L’éditeur maîtrise t-il toutes les technologies d’interfaces ?

TARIFS

Combien de modes de calculs de tarifs avez-vous à gérer ?

Y a-t-il des contrats de locations ou des regroupements tarifaires ?

Existe-t-il des tarifs avec des conditions ?

Existe plusieurs tarifs pour un même client ?

MARCHANDISES

Gérez vous une norme ?

Avez-vous besoin de gérer les dimensions ou la nature précise de votre marchandise ?

Gérez vous des produits avec code-barres ou QR-Codes ?

BASE DE DONNEES

Avez-vous plusieurs sociétés (SCI, Foncières comprises) ?

ENVIRONNEMENT

La solution est-elle accessible depuis le web ?

Quel est le moyen de connexion ? (Identifiant/Mot de passe/clé)

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Une réponse

  1. C’est une bonne description des fonctionnalités de base du TMS de Generix.
    Ce n’est pas le commercial mais l’avant vente qui tient la souris pendant les soutenances, mais effectivement c’est plus parlant une démo avec vos données et un scénario intégré que des slides, quelques clics sur un écran et un beau discours
    Pour preuves, n’hésitez pas à nous contacter =)

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