L’exploitation informatique TRM le Guide

Gardon Frères : prêt pour la lettre de voiture électronique

Wilfried Maisy
Ecrit par Wilfried Maisy
Ban_cofisoft


S’appuyant sur les outils logiciels de l’éditeur Cofisoft, le transporteur de véhicules ardéchois a fluidifié les allers retour d’informations entre les exploitant et les chauffeurs. Ces derniers utilisent une application mobile sur smartphones pour recevoir les tournées et  transmettre les photos des émargés. In fine, les expéditeurs reçoivent une preuve de livraison en deux heures.

Entreprise familiale de transports de véhicules, spécialisée dans l’acheminement de caravanes et de camping-cars, les transports Gardon Frères sont situés dans une ravissante vallée ardéchoise, à Sarras (07), dans la région Auvergne Rhône-Alpes. Un air sain, associé à une niche professionnelle judicieuse et un contrôle de gestion des plus pointus… Il n’en fallait pas plus pour que « Le Figaro Entreprises » classe, il y a une dizaine d’années, les Transports Gardon Frères à la 47e place parmi 200 entreprises sélectionnées pour la progression de leur chiffre d’affaires et de leur résultat d’exploitation de 50 % sur cinq ans.

Stéphane Gardon, DG de Gardon Frères

Depuis le début des années 2000, les frères Gardon et toute leur équipe n’ont cessé de faire progresser leur structure économique, doublant leur flotte de 30 à plus 64 poids lourds, et élargissant leur géographie. « Nous transportons maintenant sur l’Italie, l’Espagne, l’Allemagne, l’Angleterre, la Suisse, et bien sûr la France, présente Stéphane Gardon, directeur général de l’entreprise. Nous avons acheminé 23 000 véhicules en 2017, et avons réalisé un chiffre d’affaires de 13,2 millions d’euros, contre 7,3 M€ en 2012, soit une progression de 86 % sur 5 ans. Dans cet intervalle, nous avons augmenté notre volumes d’affaires jusqu’à traiter 1800 dossiers par mois en relation avec 450 clients. Et tout cela sans augmenter nos coûts administratifs, avec une seule personne à la facturation ! Quand je suis arrivé dans l’entreprise en 1998, nous avions un parc de 4 camions et produisions une dizaine de factures mensuelles…»

Une stratégie centrée sur les retours d’informations aux clients

Une telle réussite s’explique avant tout par une stratégie d’entreprise résolument avant-gardiste : « De tels gains de productivité sont impossibles à réaliser sans informatisation », affirme Stéphane Gardon. « Les technologies applicatives ont toujours été au cœur de nos projets. Depuis 15 ans, nous avons investi dans de l’informatique embarquée en cabine, associée à des logiciels d’entreprise qui nous ont permis d’automatiser totalement les flux de données allant de la commande à la facturation », relate le chef d’entreprise, qui souligne l’importance du partenariat construit avec son éditeur de progiciels Cofisoft.

« Nous avons commencé la collaboration avec Cofisoft en 2002. Nous avons évolué jusqu’arriver à la numérisation du bon de transport associé au dossier, et depuis l’an dernier, nous envoyons les missions directement sur les smartphones des conducteurs. En effet, nous avons adopté une nouvelle application (Android), e-ACS, directement reliée au logiciel de transport ACS Trans de notre éditeur », poursuit Stéphane Gardon, qui justifie sa démarche en termes de qualité : « Depuis trois ans, nous sommes chartés ISO 9001. La norme nous demande de réaliser des enquêtes de satisfaction client. Celle-ci ont mis en avant notre bonne qualité de services, mais ont aussi révélé une marge de progression possible en termes de retour d’information client. C’est ce qui nous a amené à investir dans e-ACS mobile. »

POD : D’une semaine à deux heures

Grâce à ce nouvel outil, Gardon a donc passé un cap en termes de délais de preuve de livraison aux expéditeurs : moins de deux heures, contre une semaine auparavant. « En effet, nous n’avons plus besoin d’attendre que les conducteurs reviennent au bureau pour déposer les documents signés par les destinataires. Aujourd’hui, ils prennent en photo les preuves de livraison avec leur smartphones. En quelques minutes, les images sont transmises aux exploitants.»

« J’ai ici l’exemple d’un conducteur qui a livré ce matin deux voitures dans le Nord », confirme Grégory Minodier, Directeur d’exploitation de Gardon Frères, qui montre sur son écran une lettre de voiture photographiée, ou apparaît nettement l’émargé daté et signé, et toutes les informations associées. « Une heure plus tard, je dispose de la preuve de livraison. Je peux envoyer la photo à mon client, satisfait, puisque l’opération est ainsi validée, et qu’il peut engager la facturation immédiatement auprès du client final. »

L’activité de transport de véhicules de loisirs des usines aux concessionnaires, et de véhicules de tourisme des concessionnaires aux concessionnaires, jusqu’aux particuliers, exige des processus disparates. Le transporteur s’adapte à chacun. « Notre clientèle exprime des besoins différents. Pour répondre aux particuliers, nous avons mis en place des envois automatisés de SMS, depuis le TMS Cofisoft, qui les prévient du jour voire de l’heure de la livraison. Pour les industriels, nous avons mis des QR codes sur les bons de transport, afin de les traiter plus facilement et plus rapidement, et leur envoyer directement des e-mails de confirmation. La même information est disponible sur un site intranet relié à ACS, que nos clients peuvent consulter quand ils le souhaitent. »

 En route vers l’e-CMR

« Cette démarche de dématérialisation nous renforce dans la préparation à la lettre de voiture électronique (e-CMR ou contrat de transport international de Marchandises par Route) comme preuve de livraison valide au niveau européen, ajoute le chef d’entreprise. Nos équipes sont déjà rôdé à une gestion sur smartphones et en temps réel. Elles sont habituées à des échanges d’information accélérés du donneur d’ordre au destinataire. Demain, l’e-CMR ne sera pas une contrainte, mais plutôt un aboutissement, la fin réelle du papier. Toute l’informatique de back office est déjà en place chez nous. »

En outre, le transporteur de véhicules utilise plusieurs modules complémentaires de la gamme ACS. Cofisoft a conçu une méthode de gestion globale, où les fonctions de planning, de cartographie, de données sociales, d’entreposage, de facturation, etc., sont pensées comme un tout. « Tous les litiges sont remontés, répertoriés et traités sur un onglet dédié au sein du logiciel ACS Trans. Cela nous permet de déterminer très rapidement les causes et les responsabilités d’une avarie. Nous apprécions également beaucoup une fonction d’import des commandes à partir d’un fichier Excel dans le logiciel de transport, sans ressaisies, ce qui est bien pratique pour les clients avec lesquels nous ne travaillons pas en EDI. »

Enfin, toujours dans l’idée de gagner en productivité, le logiciel ACS Parc (entretien, réparation des véhicules, optimisation d’une gestion de parc) est relié au TMS central. Sur le plan du business, l’application Cofisoft CRM de gestion des actions et des contacts commerciaux est aussi intégrée au logiciel de transport. « Il y a deux ans, nous avons embauché un commercial. Nous avions besoin d’un outil permettant de déterminer les clients à visiter en priorité, par exemple, et de répertorier les compte-rendus de visite. Le responsable commercial dispose du chiffre d’affaires et de l’historique de la relation entretenue avec nos différents comptes, ce qui rend son travail plus pertinent. C’est un échange d’informations automatiques qui se fait entre les deux progiciels. À mon niveau, j’ai une vision globale de toutes les données de l’entreprise – des chiffres d’affaires par client, par camion, par chauffeur, des dates de livraisons prévisionnelles et réelles etc. – et des rapports statistiques synthétisés qui me permette de conduire ma stratégie d’entrepreneur. »

Commentaires

commentaires